Kenapa kita membutuhkan Balanced Scorecard ?

Dahulu sebelum ada Balanced Scorecard , untuk mengukur kinerja suatu organisasi digunakan laporan keuangan yang biasanya dikeluarkan diawal bulan berikutnya. Kita hanya dapat melihat kinerja organisasi dari perspektif finansial dan yang pasti sudah lewat bulan . Hal ini agak sulit melihat secara detail apa yang sebenarnya terjadi di dalam organisasi tersebut. Selain itu akan sulit melakukan tindakan pencegahan karena kita tidak mempunyai alat kontrol dan monitor . Masih ada beberapa pertanyaan lagi seperti :

1 . Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah memahami strategi organisasi dan perannya ?
2. Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melaksanakan proses bisnis yang efektif ?
3 . Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melakukan kontrol terhadap proses bisnisnya ?
4. Apakah masing – masing bagian dari organisasi sudah melakukan yang terbaik terhadap pelanggan ?
5. Apakah masing –masing bagian dari organisasi sudah mengembangkan potensi dan meningkatkan kompetensi bagiannya ?
Dan masih banyak lagi . Bagaimana cara menjawabnya ?

Pada tahun 1992 , Robert S Kaplan dan David P. Norton mengemukakan konsep Balanced Scorecard di majalah Harvard Business Review. Konsep ini melihat suatu organisasi dalam empat perspektif yaitu dari perspektif finansial , perspektif proses internal, perspektif learning & growth dan perspektif pelanggan. Perspektif finansial untuk melihat apa yang dapat kita lakukan dari sisi finansial untuk organisasi yang lebih baik. Perspektif proses internal yaitu untuk melihat proses bisnis seperti apa yang dapat kita berikan untuk organisasi yang lebih baik. Perspektif learning & growth yaitu apa yang dapat dilakukan dengan kemampuan kita melakukan perubahan dan perbaikan untuk mencapai tujuan organisasi. Perspektif pelanggan yaitu apa yang dapat kita lakukan untuk pelanggan kita untuk mencapai tujuan organisasi.
Dengan adanya perspektif – perspektif ini organisasi dapat lebih fokus dan mengontrol dan memonitor operasional atau activity sehari – hari sehinggga pencapaian target atau tujuan organisasi diharapkan dapat dikendalikan.

Lean Culture

Untuk menjadi suatu organisasi yang 'good' ( jadi good dulu ..great nya nanti) salah satu contoh di manufaktur kita melakukan inisiatif lean manufacturing. Lean Manufacturing sendiri intinya adalah melakukan optimasi proses yang berhubungan dengan produksi. Tapi sebenarnya dibelakangnya lagi diharapkan menjadi suatu budaya 'lean' didalam organisasi. Budaya 'lean' didalamnya ada disiplin , kebiasaan setiap hari dan alat bantu pendukung seperti prosedur pelaksanaan. Budaya 'lean' tumbuh dengan berlatih dan latihan tersebut akhirnya diharapkan menjadi 'habit' atau kebiasaan yang akhirnya menjadi cara berpikir atau mindset kita dalam bertindak. Tapi kita juga jangan hanya fokus atau final di membangun budaya saja tapi sebenarnya yang penting adalah prosesnya yaitu bagaimana kita bertindak, bagaimana kebiasaan dan penerapan kita , apakah kita berani berubah . Memang untuk melakukan seperti diatas cukup berat , butuh kesabaran dan butuh waktu untuk mendapatkan hasilnya. Jadi awalnya yang harus disadari dengan melihat sisi positif melakukan inisiatif lean adalah sebenarnya merubah cara berpikir kita

Jadi Bagaimana Proses Flow Demand Management ?

Sering kali terjadi diantara forecaster dan supply planner mengalami ketidak cocokan dimana si supply planner kurang yakin atas demand plan yang dibuat forecaster. Dimana dari sisi supply planner merasa demand plan yang dibuat forecaster selalu tidak benar dan dari sisi forecaster menyatakan bahwa hasil demand plan yang dibuat merasa sudah benar dengan alasan sudah sesuai dengan keinginan pelanggan dimana dari pihak marketing dan sales sudah menyatakan bahwa angka yang didapat adalah benar - benar pelanggan akan beli.
Peristiwa diatas adalah suatu proses demand management yang mungkin awalnya menjadi suatu kejadian biasa. Tapi kalau dilihat secara tidak langsung akan berhubungan dengan banyak pihak seperti secara finansial ada pembelian besar- besaran sehingga dapat menggangu cashlfow. Secara Inventory akan banyak barang menumpuk malah akhirnya ada permintaan perluasan area gudang karena kapasitas daya tampungnya sudah tidak mencukupi. dan banyak lagi ( lihat pembahasan sebelumnya).
Menurut seorang pakar planning dan control bernama Oliver Wight menyatakan bahwa proses demand management melalui beberapa tahapan yaitu tahap 1 demand planning, tahap 2 communicating demand, tahap 3 influencing demand , tahap 4 Prioritizing Demand dan kembali ke tahap 1 kembali.
Tahap 1 planning demand
proses membuat demand plan.
Tahap 2 communicating demand
proses mengkomunikasikan demand planning dengan bagian supply dan finance.
Tahap 3 influencing demand
disini seharusnya berhubungan dengan aktifitas dari bagian marketing dan sales seperti taktik dari penjualan, product positioning , pricing , promosi dan lain - lain.
Tahap 4 Prioritizing Demand
proses melakukan pengaturan Customer Order dengan ketersediaan produk dengan melihat prioritas.
Kembali ke tahap 1 lagi untuk melakukan review dan adjustment demand plan apabila perlu.
Apakah sudah melakukan proses diatas ?

Peran forecast dalam pembuatan demand plan

Forecasting adalah salah satu aktifitas dalam pembuatan demand plan. Forecast sendiri berarti meramal atau melihat kedepan. Sekarang apa bedanya Forecast dan Plan. Forecast sangat tidak dapat dikontrol dan sangat tidak akurat sedangkan Plan adalah aktifitas merencanakan aktifitas kedepan dimana ada seseorang atau bagian yang menentukan dan mengontrol aktifitas yang akan terjadi. Jadi apakah kita perlu melakukan forecast ? Tetap perlu dan hanya dapat digunakan sebagai langkah awal untuk melihat trend. Untuk membuat forecast dapat menggunakan model statistik seperti time series dengan menggunakan data sales lalu. Hasil data statistik dapat dijadikan bahan analisa awal, seperti mencari alasan dari data yang lalu dengan melihat titik puncak dan titik bawah dimana kita dapat melihat sebenarnya apa yang terjadi pada waktu itu , dan apakah akan terjadi lagi di kemudian hari, kemudian kita dapat melihat trend kedepan seperti apa , tapi ini semua tidak dapat digunakan langsung sebagai acuan dalam pembuatan demand plan tetap diperlukan pertimbangan banyak faktor .

Apa yang akan terjadi apabila dalam penyusunan dan pengelolaan demand dengan tidak efektif ?

Saya coba mengulas apa yang akan terjadi apabila dalam penyusunan dan pengelolaan demand dengan tidak efektif. Ada beberapa akibat diantaranya :
1. Apabila ada beberapa order pelanggan tidak dapat dipenuhi akibatnya pelayanan ke pelanggan dalam hal ini pemenuhan kebutuhan tidak terpenuhi akibat berikutnya ada dua yaitu pendapatan akan tertunda atau lebih jeleknya akan rugi krn tidak ada pendapatan sama sekali karena batal.Akhirnya akan mengurangi profit .
2. Ternyata banyak order pelanggan dengan produk berbeda dengan apa yang telah direncanakan. Akibatnya kita harus merubah prioritas produksi sebagai contoh dalam hal pemesanan material akan terjadi perubahan , akibatnya akan timbul biaya baru diluar rencana akibatnya akan mengurangi rencana profit.
3. Ternyata banyak order pelanggan lebih kecil dari apa yang telah direncanakan. Akibat nya akan terjadi penumpukan inventory dimana akan menimbukan biaya yang akhirnya mengurangi profit. Selain itu sebagai contoh lain apabila produk makanan, masa kadaluarsa akan semakin dekat atau untuk produk seperti pakaian akan ‘Out of Date’ apabila menumpuk di gudang.
4. Akibat lain dari point 3 , dalam hal ini menyangkut kapasitas efektif produksi , sebagai contoh untuk memproduksi produk A akan lebih effektif apabila dapat menghasilkan 1000 buah , apabila kurang dari 1000 buah secara produksi akan tidak efisien. Akibatnya akan mengurangi profit lagi.

Demand Management

Demand Management adalah suatu fungsi untuk mengetahui semua kebutuhan produk atau jasa dari pelanggan. Proses demand management termasuk didalamnya melakukan aktifitas apa saja yang dibutuhkan agar kebutuhan yang akan direncanakan dapat terealisasi dan memprioritaskan kebutuhan apabila terjadi kekurangan supply baik material maupun sumberdaya . Demand Management terdiri dari 2 bagian yaitu :

1. Demand Planning


2. Demand Control dan Execution

Demand Planning sendiri didalamnya ada forecasting, hubungan pelanggan dengan rencana kebutuhannya , perencanaan produk atau jasa baru dan inventorinya , strategi kapasitas. Kualitas informasi hasil rencana kebutuhan produk dan jasa yang paling utama dimana dalam prosesnya harus dapat didefinisikan dan dapat disanggupi dalam satuan waktu dan dalam proses reviewnya nanti dapat dipertanggung jawabkan. Beberapa perusahaan memerlukan satu orang khusus untuk menangani hal ini dan biasanya disebut demand koordinator yang mempunyai tugas utama yaitu melakukan fasilitasi atau koordinasi pembuatan rencana kebutuhan produk atau jasa . Dalam tugasnya harus ada secara formal review bulanan untuk selalu meng update kesesuaian rencana kebutuhan produk atau jasa yang telah dibuat.

Demand Control dan Execution sendiri didalamnya ada order fulfilment , safety stock,buffer management dan ini akan dibahas lebih lanjut.

Apakah proses Continuous Improvement diawali dari solusi IT ?

Judul diatas adalah pertanyaan yang sering sekali dikemukakan kepada saya . Saya coba mencari beberapa alasan untuk menjawab apakah proses continuous improvement harus diawali dengan solusi IT. Ada tiga alasan yang mendasar .
Alasan 1
Solusi otomatisasi IT akan cenderung menutupi hubungan sebab dan akibat dari pengguna dan proses. Yg mana akan mengurangi kemampuan mereka melakukan problem solving dan membatasi keterlibatan dalam proses tersebut. Dalam arti kata disini tidak ada awal pembelajaran.
Alasan 2
Otomatisasi IT proses sebelum dilakukan analisis dan penyederhanaaan proses yang benar akan berakibat selalu berkutat di proses yang salah atau yang itu – itu saja.
Alasan 3
Solusi otomatisasi IT biasanya membutuhkan waktu yang jelas untuk perencanaan dan pelaksanaan. Diperlukan suatu pendekatan bertahap untuk melakukan continuous improvement dimana akan terjadi eksperimen dan penyesuaian proses. Padahal dalam project IT, requirement user harus didefinisikan dan disepakati di awal project dan tidak boleh melakukan perubahan lagi krn perubahan requirement berarti perubahan cost project .
Jadi apakah anda akan tetap akan mengawali continuous improvement dengan solusi IT ?