Business Process Life Cycle

Kelanjutan dari bahasan apakah business process perlu di kelola ? Sekarang akan timbul lagi pertanyaan sebenarnya apa yang dikerjakan dalam business process life cycle ? Sudah banyak penelitian mengenai business process life cycle . Salah satunya model yang dikembangkan Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka menbagi 3 tahap yaitu diawali execution of process in real world , tahap ke dua adalah descriptive modeling ( as - is) dan tahap ketiga adalah prescriptive modeling ( lihat gambar di bawah). Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada. Dan dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement . Kemudian setelah model bisnis di buat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif.

Apakah business process perlu dikelola ?

Apakah business process perlu dikelola ? ....Pertanyaan ini cukup sederhana tapi jawabannya akan mempengaruhi kinerja dari suatu organisasi. Organisasi yang berkembang akan sangat dimungkinkan terjadi perubahan business process. Perubahan organisasi dipengaruhi dua faktor utama. Faktor pertama adalah internal, faktor ini biasanya merupakan tantangan dari CEO untuk menjawab pertanyaan , Apakah kinerja kita sudah optimal ? Apakah kinerja kita sudah efisien ? Sedangkan faktor kedua adalah eksternal dan ini merupakan tantangan dari pasar dimana bagaimana perusahaan lebih kompetitif . Karena kita tidak bisa menghindari dari semua itu maka sangat penting dalam perusahaan ada pengelolaan bisnis proses yang baik. Ada beberapa perusahaan melakukan continuous improvement tahunan tapi ini sifatnya lebih cenderung per departmen. Tapi apakah kita dapat melihat secara keseluruhan dan dapatkah kita dapat melakukan simulasi secara keseluruhan ? Jawabannya bisa - bisa aja, tapi butuh usaha yang banyak. Sudah banyak teknik untuk menjawab ini, salah satu contoh nya adalah Business Process Management dimana merupakan salah satu metodologi pengelolaan proses bisnis .Sekarang juga sudah banyak aplikasi (software) yang dapat membantu kita dalam mengelola ini. Tapi sekarang ada pertanyaan lagi , apakah dengan mengimplementasikan aplikasi BPM sudah dapat memberikan solusi ? Jawabnya belum tentu. Business Process adalah salah satunya merupakan cara kerja , budaya dari organisasi , maka sangat diperlukan adalah komitmen dari BOD dan semua individu di organisasi dalam pengelolaan bisnis dengan tujuan yang di sepakati. Jadi kesimpulan adalah dalam pengelolalan bisnis di perlukan komitmen dari kita semua yang ada di organisasi sesuai kesepakatan mau kemana organisasi di bawa salah satu nya tertuang di strategi bisnis .

Tips Berbelanja IT

Berbelanja sangat menyenangkan . Beberapa orang yang mempunyai kegemaran belanja. Salah satu alasan senang berbelanja karena dapat menghilangkan stress, agar selalu update dengan mode, atau malah dapat menaikan gengsi . Tapi untuk alasan - alasan diatas tidak disarankan untuk berbelanja dalam hal IT . Ada beberapa tips untuk berbelanja IT , apalagi proyek yang akan di laksanakan adalah cukup besar, sulit. Saya coba menjelaskan tips belanja yang perlu di pertimbangkan dengan proyek yang besar sbb:

1. Project yang besar maka mempunyai resiko yang besar juga . Kegagalan sangat mudah kita buat tapi sukses tidak mudah dicapai , khususnya dengan proyek yang besar atau sulit. Untuk sukses, perusahaan harus mempunyai tujuan realisitis, bisnis yang rasional dalam hal ini bisnis yang akan di implementasikan dan ketekunan
2. Project Management sangat penting dan utama dalam proyek yang besar. Project management betugas mengatur sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan dengan biaya dan waktu yang telah disepakati.
3. Referensi, perusahaan perlu mendapatkan referensi perusahaan lain yang telah di diimplementasikan oleh vendor tersebut. Perusahaan yang di referensi diusahakan mempunyai karakteristik yang sama tapi kalau tidak sama maka dapat dipelajari lebih jauh. Hal ini untuk mengurangi resiko dikemudian hari.
4. Metode pembayaran diharapkan tidak dilakukan sekaligus , tapi dilakukan dengan tahapan - tahapan penyelesaian proyek yang telah di sepakati . Dengan demikian kita dapat mengontrol progress vs biaya yang dikeluarkan.
5. Perusahaan harus tahu berapa biaya awal yang akan dibebani dan harus dapat memperkirakan biaya yang akan terjadi dikemudian hari. Yakinkan bahwa proyek tersebut akan tetap sesuai dengan bisnis dan ada keuntungan untuk perusahaan .
6. Proyek yang besar sebaik nya di lakukan oleh orang - orang yang sudah berpengalaman dalam menangani proyek yang sejenis. Cobalah lebih realistis dalam memilih orang yang akan memimpin proyek.

Apakah business process ?

Apakah business process ? Kalau kita search di google maka akan diketemukan banyak definisinya , tapi saya akan coba menggunakan definisi menurut Sharp dan McDermott ( 2001) , Definisi business process adalah " a collection of interelated work task, initiated in response to an event that achieves a specific result for the customer of process". Saya mencoba menjabarkan dari potongan - potongan kalimat diatas

achieves a specific result :
- hasil proses bisa berupa barang atau jasa.
- hasil proses dapat di indentifikasikan dan di hitung

for the customer of process :
- setiap proses ditujukan untuk kebutuhan customer , customer disini dari internal atau external organisasi.
- customer dapat berinteraksi dengan proses.

initiated in response to an event :
- setiap proses dimulai dari suatu transaksi atau kejadian.
- dan proses memberikan hasil dengan apa yang di minta dari kejadian atau transaksi.

work task :
-proses adalah sekumpulan tugas/ pekerjaan yang jelas dilakukan oleh satu atau banyak pelaku ( manusia , organisasi, mesin dll)
-proses mempunyai ciri sebagai sekumpulan tugas / pekerjaan yang teratur .

a collection of interelated
- langkah proses tidak selalu berurutan tapi bisa paralel dan saling berhubungan.
- setiap langkah proses bisa berhubungan dengan satu atau lebih object bisnis atau tugas / pekerjaan

Apakah organisasi sebagai sebuah sistem ?

Definisi yang sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa barang , jasa , uang, pengetahuan dan lain - lain . Tujuan disini dapat juga di definiskan sebagai output dan untuk menjadi output di perlukan input . Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang , informasi dan lain - lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi (wikipedia) . Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi - fungsi struktural yang ada sebagai contoh RND , Produksi, Accounting, Marketing , IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan .Diharapkan data dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departmen dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja sama dapat kita namakan dengan istilah business process . Business process akan berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.

Agenda IT di Tahun 2007

Tahun Baru , bagi kita semua biasanya sudah mempunyai agenda apa yang harus di kerjakan. dan setiap perusahaan melakukan perencanaan dan di tuangkan dalam budget. Budget di approve kemudian dimulai lah the 'real action' . Saya coba cari informasi dari berbagai sumber dari internet dan kebetulan sekali saya bekerja di area manufaktur maka di dapat 10 agenda teratas IT di tahun 2007 di area manufaktur adalah sbb:

1. Mengsinkronkan IT dengan strategi bisnis, dapat didefinisikan semua aktifitas IT harus sesuai dengan kebutuhan bisnis dan strategi bisnis . IT juga dituntut agar lebih fleksibel untuk menjawab tantangan, perubahan dan problem yang mereka hadapi. Salah satu tindakan yang dapat dilakukan dalam sinkronisasi adalah melihat kembali apa yang telah dilakukan, sederhanakan, lakukan kembali yang sebenar nya di level IT dan ini dilakukan secara bersama sama dengan departemen lain sebagai nara sumber nya.
2. Business Intelligence Systems, di era informasi ini sudah sangat di butuhkan informasi yang tepat, cepat, dan berharga sebagai pengungkit kinerja perusahaan untuk menjadi perusahaan yang bersaing di era globalisasi.
3. Mobile Systems, implementasinya disesuaikan dengan kebutuhan , salah satu contoh penggunaan PDA untuk sales di lapangan dimana dapat dengan cepat informasi stok secara tepat,cepat dan akurat sehingga membantu salesman dalam mengambil keputusan.
4. Security Systems, di bidang manufaktur masalah security systems sering kurang di perhatikan dikarenakan tidak adanya peraturan resmi yang mengharuskan ada dalam menjalankan usaha di bidang manufaktur , sedangkan kalau kita melihat di bidang perbankan masalah security systems merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi . Tapi sebaik nya kita jangan hanya menunggu kejadian tapi tindakan pencegahan. Pencegahan dilakukan pada titik - titik yang kritis saja (minimal ada ).
5. Support sistem yang lebih baik terhadap kebutuhan - kebutuhan untuk meneningkatkan kinerja perusahaan dan apabila dalam bidang usaha manufakturing maka lihat bagaimana meningkatkan produktifitas dan lean .
6. Developing / Integrating ERP yang sudah ada & Legacy systems untuk menemukan atau menghubungkan apa yang di butuhkan untuk kelancaran bisnis perusahaan .
7. Improving Sales / Production Forecasting, perbaikan sales dan production forecasting agar demand dan supply seimbang. Biasanya diawali dengan pembenahan bisnis proses dan harus bekerja sama dengan departement yang terkait yaitu sales & produksi sehingga dari kedua nya dapat mencapai kinerja yang optimum setelah itu lihat kembali aplikasi forecast yang sudah ada kemudian optimasikan.
8. Manufacturing Execution Systems. integrasi MES dengan ERP akan memberikan informasi yang dapat digunakan sebagai contoh cost reduction
9. APS System, Advance Planning and Scheduling sebenar nya bukan hal yang baru tapi menjadi issue dimana di beberapa ERP system module APS system terpisah. APS sendiri berfungsi untuk menghasilkan perencanaan produksi ( material planning, production plan, distributuion plan) secara detil saya nanti akan membahas lebih lanjut tapi dalam topik ini IT di coba untuk memberikan solusi mengintegrasikan antara ERP / Legacy sistem yang ada dengan APS system sehingga menjadi satu flow proses yang lancar dan effektif.
10. Konsolidasi IT. IT resource dan aktifitas yang ada dibuat sedemikian dan sehingga menjadi sederhana dan ringkas (lean) dimana salah satu tujuan dari perusahaan adalah cost cutting , tapi harus diingat jangan dilakukan tanpa perhitungan seperti menghilangkan suatu proses yang sebenarnya harus ada karena mendukung suatu proses tertentu.