Bagaimana belanja IT tahun 2009 ?

Krisis ekonnomi saat ini sedang melanda hampir diseluruh belahan dunia. Banyak perusahaan sudah melakukan pengurangan anggaran belanja untuk tahun 2009. Menurut penelitian perusahaan Gartner pertumbuhan belanja IT total di seluruh dunia untuk tahun 2009 hanya akan naik sebesar 2.3 % ( revisi pada bulan agustus 2008 diproyeksikan sebesar 5.8 %) dari tahun tahun 2008. sektor yang paling terpukul adalah hardware kemudian diikuti IT Services sedangkan untuk software tumbuh 8.6 % ( sumber MIS ASIA).
Tapi apabila dilihat secara regional , menurut penelitian perusahaan Springboard untuk asia pasifik akan tumbuh 7.1 % ( diluar jepang) turun dibanding tahun 2008 tumbuh 10.2 % ( sumber Businessweek )
Bagaimana dengan Indonesia ? Menurut penelitian dari Springboard , belanja IT di Indonesia secara total relatif masih aman dari pengurangan belanja IT dikarenakan belanja IT di Indonesia secara prosentasi tidak besar dan didukung dengan kondisi ekonomi indonesia masih relatif aman karena pasar domestik masih besar.
Dan pertanyaan berikut , bagaimana dengan perusahaan tempat anda bekerja ?

Apakah ERP perlu diupgrade ?

Judul diatas adalah pertanyaan yang sering dihadapkan ke pengguna dimana vendor dari aplikasi memberikan info bahwa sudah ada release terbaru atau patch. Ada beberapa pembuat aplikasi rajin sekali mengeluarkan patch atau release sehingga kadang kita yang tidak rajin monitor perkembangan aplikasi akan tertinggal jauh.
Sederhananya kita dapat mengajukan beberapa pertanyaan .

1. apakah aplikasi yang dipakai saat ini sudah sesuai dengan keinginan kita ?


2. apakah dengan release atau patch saat ini masih disupport vendor ?


3. apakah kita perlu melakukan improvement bisnis maupun teknis seperti yang ditawarkan direlease terbaru ?


4. yang terakhir dan ini juga merupakan kata kunci , apakah ada budget untuk melakukan upgrade ?

Dengan menjawab pertanyaan diatas secara komprehensif maka kita dapat menyimpulkan apakah perlu diupgrade ?

Tren ERP kedepan

ERP ( Enterprise Resource Planning) sudah menjadi bagian penting dalam perusahaan yg terus berkembang , seolah - olah menjadi jantung dari sistem operasional perusahaan . Dengan perkembangan bisnis suatu perusahaan akan memberikan dampak terhadap aplikasi / sistem yang digunakan, sehingga ada satu alasan yang menyatakan aplikasi ERP A sudah tidak sejalan dengan perkembangan perusahaan sehingga harus diganti dan masih banyak alasan lain yang sehingga aplikasi ERP harus diganti. Terlepas dari alasan - alasan tersebut saya coba mencari tren ERP kedepan yg dibutuhkan pengguna. Ada empat tren yaitu pertama mendalam dan mepunyai proses yang sesuai dengan era globalisasi sebagai contoh dapat mendukung inisiatif dari supply chain, SOX dll , kedua mendalam dan sesuai dengan proses industri dimana mempunyai lebih 'insight' dan kontrol, ketiga keunggulan dalam teknologi dan biaya (TCO) , keempat kemudahan konsolidasi dimana era merger dan akuisisi sudah menjadi tren. Jadi keempat alasan diatas dapat digunakan untuk memilih aplikasi ERP mana yang akan dipakai. Tapi ini hanya melihat dari sisi aplikasi saja masih banyak aspek yg harus dilihat dalam memilih ERP sepeti kesiapan perusahaan dan lain - lain.

Apa yang membuat anda bahagia dalam hidup ini ?

Pernah suatu diskusi dengan teman - teman dan saya coba lontarkan pertanyaan mengenai "Apa yg membuat bahagia dalam hidup ini ?" . Ada yg mengatakan , bahagia kalau saya dapat kerjaan yg cocok dengan hati , ada lagi yg mengatakan apabila saya mendapatkan hadiah mobil lexus dari BCA dan banyak lagi alasan. Yang sering kita rasakan bahagia itu seperti hal yg akan dituju , yang dicita- citakan, yang diidolakan . Berarti kalau begitu kita semua seperti tidak bahagia saat ini ya krn apabila belum tercapai. Atau kalau sudah tercapai apakah berarti akan bahagia terus .......? atau kalau sudah tercapai bahagia itu akan usang dan akan mencari atau mengejar calon bahagia - bahagia. Apakah bahagia perlu dikejar ? Bahagia itu bisa dikenali dengan dirasakan , diresapi , dimaknakan dan kadang susah diungkapkan secara jelas dalam suatu kalimat . Orang akan selalu bahagia hidupnya apabila selalu bersyukur atas apa yg sekarang dapatkan dan berpasrah diri atas kehidupan yg dijalani. Apa sih yg kita dapatkan sehari - hari ? Ini ada beberapa contoh kejadian yg kadang kita lupakan, seperti setiap hari bisa bangun pagi dengan keadaan sehat dan segar, merayakan ulang tahun, mendapatkan pasangan hidup, dapat berkarya / bekerja yg kadang tidak sesuai tapi hasil karya kita dapat membantu orang orang didekat kita, dapat pergi ke sekolah , dapat menolong orang dari kesusahan, mempunyai teman . Contoh - contoh ini seperti contoh - contoh bahagia yg kecil , tapi apabila kita rasakan dan lakukan tiap hari dengan positif akan menjadi kebahagiaan tersendiri . Ibarat seperti tangga dimana kita akan menaiki jenjang yg tinggi kita harus melalui anak tangga - anak tangga. Apa jadinya kalau anak tangganya terlalu tinggi ...???

6 business process utama di ERP

Menurut Michael D dan Robert J. Vokura , business process di ERP terdiri dari 6 bagian besar yaitu quote to cash, procure to pay, plan to perform, manufacturing operations, product life cycle dan financial management. Secara ilustrasi dapat dilihat gambar di atas.

Quote to cash :
Dimulai dari identifikasi pelanggan yang qualified dimana pelanggan tersebut membutuhkan produk /jasa yang di hasilkan sampai penerimaan pembayaran dari pelanggan tersebut.
Procure to pay:

Dimulai dari order pemesanan ke supplier/vendor sampai pembayaran ke supplier/vendor

Plan to perfom:

Didalamnya terdapat demand forecast, material plannning, capacity planning dan distribution planning. Kalau dilihat dari ilustrasi diatas proses ini meliputi kelima proses lainnya karena dalam proses planning dibutuhkan informasi laiinya seperti salah satu contoh untuk merencanakan demand forecast sangat dibutuhkan data inventory yang ada.
Manufacturing operations:

Dimulai dengan menerima pesanan (order) dari pelanggan sampai produk/jasa dikirim ke pelanggan. Ada tiga tipe proses di manufaktur yaitu : discrete, lot-based dan flow (process)
Product life cycle:

Didalamnya mengatur dari konsep produk / jasa sampai sudah tidak di produksi (obsolete) dan juga terdapat informasi produk/jasa revisi,upgrade . Jadi intinya disini terdapat semua informasi produk / jasa.

Financial management:

Didalamnya ada AR, AP , General Ledger ,Fixed Asset dan standar pelaporan keuangan.

Apa bedanya process improvement, redesign dan re-engineering ?

Sebelum berbicara perbedaan sebaiknya dicari persamaannya. Inti persamaan dari ketiga istilah diatas adalah suatu proses perbaikan dari proses bisnis dikarenakan ada suatu perkembangan kebutuhan dari pelanggan(customer). Menurut John MacDonald (lihat gambar diatas) dari majalah TQM Magazine , salah satu perbedaan mencolok adalah tingkat perubahan dan
hasil yang dicapainya.

Proses Improvement :
Contoh dari golongan ini yaitu TQM, kaizen dan continuous improvement dimana menekankan pada perbaikan proses yang sudah ada, tidak terlalu besar dan didalam lingkup fungsional. Metode ini sangat ampuh untuk memperbaiki budaya kerja dan dapat cepat dilihat hasilnya sehingga dapat mendorong motivasi.

Process Redesign:
Menekankan perbaikan proses disuatu fungsi besar dimana sangat berhubungan dengan banyak department. Sebagai salah satu contoh process redesign dari fungsi financial dimana terdapat tiga sub fungsi yaitu AR, AP dan General Ledger . Ketiga sub fungsi ini sangat behubungan dari satu departemen dengan departemen lainya seperti bagian purchasing, finance, QC, warehouse seperti pada kasus pembelian bahan baku.

Business process re-engineering:
Menurut Michael Hammer dan James Champy dalam bukunya Re-engineering the Corporation menyatakan " Suatu pemikiran mendasar dan redesign secara radikal dari proses bisnis untuk mencapai perbaikan yang dramatis dalam ukuran kinerja sesuai dgn keadaan masa kini dan masa datang seperti biaya, kualiatas, service dan kecepatan". Proses disini bukan suatu langkah kecil tapi lompatan besar sebagai contoh perbaikan product development cycles mencapai 50 %, Order to delivery time dari satu bulan menjadi satu hari .

Jadi sekarang tinggal memilih yang mana ya ?

Business Process Life Cycle

Kelanjutan dari bahasan apakah business process perlu di kelola ? Sekarang akan timbul lagi pertanyaan sebenarnya apa yang dikerjakan dalam business process life cycle ? Sudah banyak penelitian mengenai business process life cycle . Salah satunya model yang dikembangkan Victor Portougal dan David Sundaram dimana mereka menbagi 3 tahap yaitu diawali execution of process in real world , tahap ke dua adalah descriptive modeling ( as - is) dan tahap ketiga adalah prescriptive modeling ( lihat gambar di bawah). Tahap pertama menjadi tahap kedua dilakukan proses identifikasi dimana tugasnya adalah proses mendefinisikan seperti apa proses yang ada. Dan dari tahap kedua menjadi tahap ketiga akan melalui proses analisa dan improvement . Kemudian setelah model bisnis di buat maka di kembalikan lagi ke real world, dimana akan ada proses implementasi. Tahapan ini akan berputar terus menerus sampai business process semakin efisien dan efektif sehingga menjadikan organisasi yang kompetitif.